Kanban

Произход и същност на Канбан

Идеята за Канбан възниква след като част от мениджмънта на автомобилния концерн Toyota изучава как оперират хранителните магазини в града и установява, че те имат изключително малко складово пространство поради това, че познават потреблението на предлаганите от тях стоки. Това става основната концепция на методологията – производство равно на търсенето. Години след като Toyota открива това иновативно решение и създава методологията си, консултант, специализиращ в подобряването на ефективността в IТ компаниите, на име Дейвид Андерсън преоткрива методите на Toyota имплементирайки Канбан в компаниите, които той консултира. Започвайки с Corbis, компания специализирана в оформлението и изработването на фотографии и дизайни за маркетингови материали, той забелязва невероятните резултати, които методът дава и така започва канбанизацията на IТ света.

Канбан е система за визуално управление на процеси, която указва какво да се произведе, кога да се произведе и какво количество да бъде произведено. Името произлиза от японски и буквално преведено означава „сигнална карта“. Методът е подход към постепенно, еволюционно подобряване на процесите в една организация. Използва система за ограничаване на текущата работа като основен механизъм, за да разкрива системно операционни проблеми и да стимулира взаимопомощта, с цел продължително подобряване на системата. Канбан не определя специфичен набор от роли и стъпки. Методът започва с ролите и процесите, които са на разположение и стимулира продължителни, нарастващи и еволюционни промени в системата. Нарастващите и еволюционни промени са начинът да се правят подобрения в системата. Канбан методът окуражава продължителните, малки и постепенни промени в текущата система. Канбан набляга на визуализацията на процесите, като основна концепция в методологията (не можеш да подобриш, това което не можеш да видиш), като идеята е всичко да бъде доставено в срок без да има допълнително натоварване на дадено звено, докато има друго без работа.

В модерния си вид Канбан е система за управление на процесите, предлагаща този човешки и интуитивен подход, който прави Toyota толкова успешна в системата си за управление на производството и интегриране на процесите. Това е методология предоставяща визуализация на работата, както и идентификация и управление на процесите.

Удобен е както за малки така и за големи проекти, тъй като главното нещо, което прави освен визуализацията е ограничаването на броя недовършени задачи чрез лимит на всяка фаза от работния поток. При този подход процесът – от дефинирането на задачата до доставянето на продукта, е изложен на показ за участниците в него, а същевременно разработчиците на софтуера взимат работни задачи от така наречената „опашка“.

Шест основни практики за успешно използване Канбан:

• Визуализирай

Работният процес при интелектуалната дейност е присъщо невидим. Визуализирането на потока на работа е ключов за разбирането на това как върви работата. Без разбиране на работния процес, направата на правилните промени е по-трудна. Познат метод за визуализиране на работния процес е използването на стена с колони и карти. Колоните представляват различните състояния или стъпки на работния процес.

• Ограничавай задачите, които са “в процес на работа”

Ограничаването на задачите, които са “в процес на работа” гласи, че трябва да се вгради система за поемане („теглене“) на задачи, касаещи части от работния процес или целия работен процес. Тази система ще действа като един от основните стимули за продължителни, постепенни промени в системата. Критичните елементи са, че текущата работа във всеки един етап от работния процес е лимитирана и нови задачи се „изтеглят“, когато има наличен капацитет в ресурса до достигане на лимита за все още незавършена работа.

• Управлявай потока на работа

Процесът на работа през всеки етап трябва да бъде следен, измерван и докладван. Чрез активно управление на процеса може да бъде оценено дали продължителни, постепенни промени в системата ще имат положителни или отрицателни ефекти.

• Уточнявай изискванията

Докато механизмът на даден процес не е стриктно разяснен, често може да е невъзможно да се обсъжда подобрението му. Без точно разбиране на това как нещата работят и как работата трябва да бъде свършена, всяка дискусия може да бъде емоционална и субективна. Когато налице е коректно и точно разбиране, е възможно да се премине към по-рационално и обективно дискутиране на проблемите. Това прави установяването на консенсус около предложенията за подобрение по-вероятен.

• Използвай обратна връзка

Организациите, които не са въвели второ ниво на обратна връзка, оценяване на операциите, като цяло не са засвидетелствали подобрения отвъд локалното отборно ниво.

• Усъвършенствай съвместно, използвайки модели и научни методи

Методът Канбан окуражава малки, продължителни и еволюционни промени, които остават. Когато екипите споделят еднакво разбиране на работните теории, работния процес и рисковете, е по-вероятно за тях да изградят споделени разбирания за даден проблем и да предложат действия за подобрение, с които да се съгласят. Методът предлага използването на научен подход за въвеждането на продължителни, постепенни и еволюционни промени. Методът не определя специфичен научен подход, който да се използва.

Електронни KANBAN инструменти

Електронните версии на Kanban са инструмент за управление на ефективността и процесите. Компаниите, които ги използват започват от традиционното старомодно производство и стигат до IT индустрията и дори астронавтика (NASA). Това, което силно отличава електронната версия от традиционната е значителното повишаване на гъвкавостта и предлаганите функционалности.

Kanbanize е онлайн инструмент за управление чрез метода Канбан, разработен от българската софтуерна компания BusinessMap.

Виртуалният Канбан се отличава с:

• изключително лесно управление на проектите, въвеждане на нива за достъп като по този начин се подсигурява, че всеки от екипа има достъп до определен набор от данни и не прекрачва правомощията си
• известия за наближаващи крайни срокове, нововъведени и изместени задачи
• изключително мощна и точна обработка на данните поддържаща множество видове диаграми и графики
• възможност за персонализиране на картите – въвеждане на приоритетност, подзадачи
• възможност за проследяване на активността на всеки от участниците в дъската със сигнализиращи карти
• елиминиране на териториалното ограничение за екипите, няма значение дали екипът се намира в една географска локация или е разпръснат из цялото земно кълбо.

Бъдещето на Kanban е широко дискутирана тема, но общото мнение е, че методологията вече прекрачва прага на ИТ света, където в момента тя е масово разпространена и навлиза във всички индустрии – финанси, здравеопазване, консултантски услуги, образование, строителство, промишленост, дори и в правителствения сектор.

Kanbanize интегрира в себе си следните възможности:

• Канбан табло и карти

• шаблони на карти

• контрол за текущото изпълнение на задачите;
• асоцииране на потребителите с роли;
• гъвкави филтри за управление на картите;
• възможност за добавяне на потребителски полета на картите;
• напомняния за важни събития, работни срещи и срокове;
• интеграция с електронна поща

• работа на различни типове устройства (включително iOS мобилни);
• задаване на правила за автоматизирано управление на картите

• проследяване на отработеното време и изпълнените задачи и генериране на отчети

• анализ на данните.

Подробно с това как се работи с kanbanize можете да се запознаете от YouTube канала на разработчика

Кратка презентация за съдържанието на модула.